IT-Lösung: Was Exchange Mailboxen bringen
Nutzen Unternehmen IT-Lösungen wie Exchange Mailboxen, bietet dies wesentliche Vorteile im alltäglichen Arbeitsprozess.
Exchange Mailboxen bieten z.B. ein gemeinsames Adressbuch, was die Eintragung und Wartung der wichtigen Unternehmenskontakte erleichtert. So muss ein neuer Kontakt nur einmal eingegeben werden und alle Mitarbeiter haben automatisch Zugriff. Auch wenn sich die Ansprechperson oder Telefonnummer eines Kunden ändert, braucht es nur eine Eintragung damit alle auf aktuellem Stand sind.
Die gemeinsame Terminkoordination wird wesentlich vereinfacht. So ist z.B. durch die Statusanzeige der Kollegen (abwesend, frei, beschäftigt,…) schnell ein passender gemeinsamer Termin gefunden.
Geht ein Kollege auf Urlaub, ist mit Hilfe der Stellvertreterfunktionen eine kurzfristige Übernahme der Arbeit möglich. Schnell und unkompliziert – und selbstverständlich ohne, dass Sie ihren IT-Betreuer dazu benötigen.
Sie können jederzeit auf Ihre Mailbox, auf alle Mails, Kalendereintragungen, Aufgaben, Notizen etc. von unterschiedlichen Devices (Konventioneller PC, Notebook, Smartphone etc.) von unterschiedlichen Orten zuzugreifen. Stichwort „Information anywhere with any Device“. Es erfolgt eine automatische Datensynchronisation von allen Geräten. So haben Sie immer den richtigen Datenstand und kompliziertes Versionshandling wird überflüssig.
Es spielt für alle diese Funktionen keine Rolle, ob Sie im Büro vor Ihren PC sitzen, im Meeting Raum an einer Besprechung teilnehmen oder gerade mit Notebook bzw. Smartphone in der Straßenbahn fahren oder sich bei Ihren Kunden befinden.
Sie haben vergessen ihren Abwesenheitsassistenten zu aktivieren?
Kein Problem, loggen Sie sich einfach von zu Hause oder unterwegs per Outlook Web Access in Ihre Mailbox ein und aktivieren Sie Ihre automatische Nachricht bequem von der Couch oder dem Urlaubsort.
Oft gibt es Bedenken, dass sich der Stress durch diese IT-Lösungen die uns ständig erreichbar machen erhöht. Ich persönlich sehe diese Möglichkeiten aber eher als Entlastung, denn so kann ich auch die Zeit unterwegs gut nutzen (muss sie aber nicht!). Habe ich z.B. gerade eine tolle Idee oder auch etwas vergessen, den anderen mitzuteilen, dann erledige ich das schnell und unkompliziert an Ort und Stelle. Komme ich von unterwegs im Büro an, habe ich oft meine Mails und einen Teile meiner Aufgaben schon erledigt.
Ich nutze diese Möglichkeit, die mir die Technik bietet, schon seit zig Jahren und gewinne so an Entspannungszeit und Lebensqualität! Wichtig ist, dass ich diese Möglichkeiten habe und jederzeit nutzen kann, aber nicht muss…
Mit besten Grüßen
Oskar Öhlsasser, Ihr persönlicher IT-Betreuer in Wien
