Die IT Sicherheit ist bei vielen kleinen Unternehmen in Österreich ein Randthema. Die wenigsten Mitarbeiter wollen sich mit IT-Sicherheit beschäftigen. Mitarbeiter empfinden IT- Sicherheitsmaßnahmen oft als mühsam und fühlen sich in der täglichen Arbeit beeinträchtigt.
Bedenken Sie aber, dass eine unsichere IT den Unternehmenserfolg beeinträchtigen kann.
Was IT Sicherheit ausmacht
Deshalb ist es aus unserer Sicht wesentlich, sich mit IT-Sicherheit zu beschäftigen. Oder würden Sie Ihre Kunden- und Finanzdaten in einem unverschlossenen Kasten im Innenhof ihres Betriebes aufbewahren?
Uns bei Oskar IT geht es im ersten Schritt nicht darum, möglichst lange und komplizierte Passwörter von den Mitarbeitern zu verlangen, die diese vielleicht auch noch monatlich ändern müssen. Oder die Zugriffe so sehr einzuschränken, das ein normales Arbeiten unmöglich gemacht wird.
Meiner Meinung nach, reicht es aber auch nicht, nur eine namhafte oder teure Firewall aufzustellen.
IT-Sicherheit ist viel mehr als reine Technik
Für eine sichere IT ist es genauso wichtig, neben der verwendeten Technik, die richtigen organisatorischen Maßnahmen zu setzen, die Mitarbeiter miteinzubeziehen und praktikable Lösungen zu finden.
Oft genügen schon einige organisatorische Regeln um die Sicherheit ihres IT-Netzwerks enorm zu erhöhen.
Ein Beispiel: In vielen Firmen haben alle Mitarbeiter das gleiche Passwort oder die Mitarbeiter kennen die Passwörter der Kollegen.
Dieses Vorgehen trägt nicht zur Förderung der IT Sicherheit bei und ist auch nicht wirklich notwendig: Sind Sie sich bewusst, dass damit jeder Mitarbeiter ganz gemütlich von zu Hause aus per Outlook Web Access die Mails des Chefs oder der Personalstelle öffnen und auch in deren Namen Mails versenden kann? Gemeinsame Postfächer für Themen auf die alle gemeinsam zugreifen, könnten zB. einfach Abhilfe schaffen.
Tipps, wie Sie Ihre IT Sicherheit ohne großen Aufwand massiv verbessern können
- Ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig, am besten alle 6 Monate. Achten Sie auch darauf, das Passwort am Smartphone zu ändern, damit die Synchronisation auch wieder funktioniert.
- Verwenden Sie sichere Passwörter! Denken Sie sich zum Beispiel einen Satz aus und verwenden Sie immer den ersten Buchstaben für Ihr Passwort.
Zum Beispiel: Oskar IT steht für 1A Service! = O I s f 1A S! – Leerzeichen sind sehr gut in Passwörtern. - Definieren Sie Zugriffsrechte (nicht jeder muss überall Zugriff haben, wirklich nicht!)
- Installieren Sie die aktuellen Updates für Windows, Java, Adobe, Flash etc. Das sind jene kleinen lästigen Pop-ups, die ständig rechts unten aufblinken und stören.
- Halten Sie den Virenscanner aktuell.
- Definieren Sie eine Vorgehensweise wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen: Zugriff sperren, E-Mail deaktivieren, etc.
- Speichern Sie wichtige Daten nur wenn es unbedingt sein muss auf mobilen Geräten wie Notebook, Tablet und Smartphone. Speichern Sie diese Dokumente nur verschlüsselt. Um Dokumente zu verschlüsseln gibt es kostenlose Apps wie z.B. FileLocker etc.
- Lassen Sie Ihre IT regelmäßig von Ihrem IT-Betreuer checken und updaten.
Bedenken Sie, dass IT Systeme leben und sich ständig verändern. Das heißt auch, dass diese regelmäßig angepasst und modernisiert werden müssen, um die IT Sicherheit im Unternehmen zu gewährleisten.
Oskar Öhlsasser, Ihr persönlicher IT-Betreuer in Wien
