Microsoft Teams wurde 2017, als offizieller Nachfolger von Skype for Business, veröffentlicht.
Es handelt sich dabei nicht nur um ein chatbasiertes Kommunikations-Tool, sondern eine Kollaborations-Plattform, die die Zusammenarbeit in Teams und Projekten enorm vereinfacht und erleichtert.
Unsere Welt verändert sich rasend und so auch die Anforderungen an unseren Arbeitsplatz und unser Arbeitsverhalten: Mitarbeiter sollen zu jeder Zeit und von überall aus kommunizieren und Informationen austauschen können, um immer up-to-Date zu sein. Unternehmen wollen global und international über verschiedene Zeitzonen, Sprachen, Standorte hinweg wachsen. Homeoffice, beziehungsweise Teleworking, ist mittlerweile ein großer und fixer Bestandteil vieler Firmen geworden.
MS Teams hilft Ihnen dabei, all diese Veränderungen und Anforderungen bestmöglich zu meistern!
Ein Überblick über die wichtigsten Funktionen von MS Teams:
- Aktivität/Feed: Im Feed finden Sie einen chronologischen Überblick über die Aktivitäten, die zuletzt in Ihren Teams-Gruppen erfolgt sind.
- Chat: Im Chat können Meetings geplant, Dokumente ausgetauscht, Audio- oder Videoanrufe getätigt und dabei Bildschirminhalte übertragen werden. Und das sowohl in Einzel- wie auch in Gruppenchats.
- Teams: Teams sind Gruppen von Personen, die beliebig zusammengestellt werden können. Entweder statisch, beispielsweise ein Team pro Abteilung im Unternehmen oder dynamisch auf Projekt-Basis, also pro Projekt ein Team mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Abteilungen.
- Kalender: Unter diesem Punkt können Sie über Ihren Outlook-Kalender direkt Besprechungen planen und eintragen.
- Anrufe: Hier finden Sie einerseits einen Überblick über den Verlauf Ihrer Anrufe und können andererseits auch neue Audio- oder Videoanrufe starten. Außerdem können Sie hier Ihre Voicemail einsehen und Kurzwahlen für Personen einrichten.
- Dateien: In dieser Registerkarte sehen Sie alle Dokumente aus Ihren unterschiedlichen Teams. Außerdem werden Ihnen hier die zuletzt geöffneten angezeigt.
Zusammenarbeit leicht gemacht mit MS Teams:
Es gibt viele gute Gründe und starke Vorteile, die für Microsoft Teams sprechen. Wir wollen Ihnen die, aus unserer Sicht, 3 Wichtigsten im Nachfolgenden näherbringen.
Themenbezogene Kanäle – Endlich wieder Kontrolle über das Chaos gewinnen
Pro Team können mehrere Kanäle zu unterschiedlichen Themen erstellt werden. Dort kann man dann Audio- bzw. Videoanrufe vereinbaren, Benachrichtigungen erhalten und Dokumente hochladen.
Dadurch wird einerseits die Kommunikation verbessert, denn durch die themenbezogenen Kanäle ist diese immer kontextbezogen und alle Infos und Nachrichten sind genau da, wo sie hingehören. Dabei steigt die Wahrscheinlichkeit, ungestört und ohne Ablenkungen an einem gemeinsamen Thema arbeiten zu können, enorm.
Andererseits herrscht, dadurch, dass Sie relevante Dateien, Dokumente, Infos etc. viel leichter finden, einfach mehr Ordnung und Sie verschwenden weniger Zeit mit klicken und suchen. Denn Sie haben nicht mehr das Problem eines normalen Posteingangs, wo E-Mails chaotisch und ungeordnet eingehen. Eine sehr gut funktionierende, kanalübergreifende Suchfunktion, unterstützt das schnelle Wiederfinden noch zusätzlich.
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten – Endlich kein Dokumenten-Ping-Pong mehr
Die SharePoint-Technologie, im Hintergrund von MS Teams, ermöglicht es den Usern gemeinsam und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. In jedem Kanal können Sie oben auf die Registerkarte „Dateien“ oder „Dokumente“ klicken und in Echtzeit mit Ihren Kollegen an beliebigen Dokumenten arbeiten und das ohne andere Anwendungen öffnen zu müssen!
Änderungen werden automatisch gespeichert und stehen so für alle Beteiligten nahtlos zur Verfügung. Egal ob Excel, Word, PowerPoint oder sonstiges, MS Teams macht die gemeinsame Arbeit einfach und bequem, denn es steht jedem immer die aktuellste Version zur Verfügung und es gibt keine Versionskonflikte der Dokumente mehr.
Außerdem ist MS Teams beliebig erweiterbar und individuell personalisierbar, was das Programm zu einem Vielseitigkeits-Meister macht! In die Teamsoberfläche können nicht nur M365-Anwendungen integriert werden, sondern auch CRM-Systeme, Marketing-Apps und hunderte andere verschiedene Anwendungen, sowohl von Microsoft selbst als auch von Drittanbietern. Und das ganz einfach, situationsbedingt mit ein paar Mausklicks.
Dadurch entfällt nicht nur das „Dokumenten-Ping-Pong“, sondern auch das „Anwendungs-Hopping“. Unter dem gemeinsamen Dach von MS Teams werden alle benötigten Anwendungen zusammengeführt, wodurch auch das Anmelden in verschiedenen Apps mit unterschiedlichen Login Daten nicht mehr notwendig ist.
Online-Konferenzen über MS Teams abhalten – nicht in echt, aber doch persönlich
Auch Konferenzen und Meetings können problemlos über MS Teams organisiert und abgehalten werden, denn an einem Videoanruf können mehrere hundert Personen teilnehmen.
Das Ganze spart nicht nur Arbeit- und Reisezeiten, Kosten und terminlichen Stress, es funktioniert genau so wie ein „echtes“ Meeting und bietet noch zusätzliche Vorteile: Es können Bildschirme geteilt, Whiteboards genutzt, Umfragen erstellt, Daten präsentiert und Power-Point-Vorträge gehalten werden. Jeder kann von überall auf der Welt teilnehmen und auf die Infos und Dateien zugreifen, als würden alle gemeinsam in einem Raum sitzen.
MS Teams verfügt dafür auch über eine Gastzugriffsfunktion, das bedeutet, dass auch Personen und Teilnehmer außerhalb Ihres Unternehmens zu Meetings, Konferenzen und Unterhaltungen eingeladen werden können.
MS Teams ist außerdem für alle Mobilgeräte, Geräteklassen und Betriebssysteme verfügbar, was einen enormen Vorteil darstellt, denn jeder kann, egal von welchem Gerät, auf die Unterhaltungen zugreifen. Zusätzlich gibt es auch eine Browser-Version, durch welche das Programm gar nicht auf dem jeweiligen Gerät installiert sein muss.
Wir sind für Sie da!
Das war unsere Zusammenfassung der wichtigsten Infos über MS Teams. Sollten Sie weitere Fragen haben oder Hilfe bei der Einrichtung und Nutzung des Programms brauchen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!
Fordern Sie uns mit all Ihren Anliegen heraus – wir freuen uns Ihnen helfen und Sie unterstützen zu können!
