Homeoffice ist mittlerweile für viele zum Alltag geworden. Ob freiwillig oder unfreiwillig – immer mehr Angestellte nutzen ihre eigenen 4 Wände als Arbeitsplatz.
Das bringt viele Vorteile aber auch Herausforderungen mit sich. In diesem Blogartikel wollen wir uns die technischen Voraussetzungen anschauen, die für das einwandfreie Arbeiten im Homeoffice notwendig sind. Dabei gehen wir auf zwei essenzielle Punkte ein:
- Infrastruktur
- Datensicherheit
INFRASTRUKTUR
Die eigenen 4 Wände als Büro nutzen, lange Arbeitswege und Fahrtkosten sparen, zu Mittag in der eigenen Küche etwas kochen, nebenher vielleicht den Haushalt schmeißen – die neuen Homeoffice-Umstände bringen klare Vorteile mit sich. Viele Arbeitnehmer sind sehr zufrieden damit, flexibel von Zuhause arbeiten zu können.
Doch all die Vorteile können nur genutzt werden, wenn eine geeignete technische Infrastruktur vorhanden ist. Denn wenn passende Hardware und Software fehlen, ist es schnell vorbei mit dem flexiblen Homeoffice.
Darum haben wir Ihnen, passend zu den eigenen 4 Wänden, eine Liste mit den 4 technischen Grundvoraussetzungen erstell, die Sie als Arbeitgeber schaffen sollten, um das reibungslose Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen:
1. Internet:
Ohne eine stabile und zuverlässige Internetverbindung, ist man in der heutigen Zeit aufgeschmissen. Homeoffice ohne Internet ist wie ein Laptop ohne Bildschirm, ein Handy ohne Empfang, eine Wohnung ohne Fenster, ein Sommer ohne Sonne…Sie wissen was ich meine. Internet ist das A und O, um im Homeoffice arbeiten zu können.
2. Hardware:
Nicht weniger wichtig, ist die technische Ausrüstung der Arbeitnehmer. Dazu zähl:
- ein PC oder Laptop (wenn möglich mit Netzwerkkabel – denn das ist meist verlässlicher als WLAN),
- ein Headset beziehungsweise Telefon mit Kopfhörern,
- eine Videokamera, entweder schon eingebaut im Laptop oder als Aufsteckkamera
- und einen Drucker/Scanner.
- Zusätzlich sind noch eine Maus, eine Tastatur und ein zusätzlicher Bildschirm zu empfehlen, um ergonomisches Arbeiten zu ermöglichen
Die passende Hardware kann entweder vom Arbeitgeber bereitgestellt werden oder der Arbeitnehmer verwendet die eigenen Geräte. Bei der Nutzung privater Geräte ist es jedoch wichtig, trotzdem eine technische Trennung zwischen Arbeit und Privatem zu schaffen. Außerdem gilt es zu beachten, wie sich das Arbeiten auf privaten Geräten, mit den Unternehmensrichtlinien vereinbaren lässt und ob die Datensicherheit gewährleistet werden kann.
3. Software:
Ist jeder Arbeitnehmer mit der richtigen Ausrüstung ausgestattet, kommen die richtigen Programme ins Spiel. Denn ohne die richtige Software, bringt die ganze Hardware nichts.
Die richtigen Programme, um effizient arbeiten zu können, unterscheiden sich natürlich je nach Unternehmen und Branche.
Zusätzlich, zu den aus dem Büro bekannten Programmen, wird man jedoch noch passende Software für Videokonferenzen brauchen, um die Kommunikation auch im Homeoffice aufrecht zu erhalten und Meetings und Besprechungen online abhalten zu können. (zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom, Skype etc.)
4. Remote Desktop:
Ein Remote Desktop ermöglicht das Zugreifen auf die Arbeitsoberfläche eines räumlich entfernten Computers. Somit können beispielsweise technische Probleme schnell vom Profi gelöst werden, auch wenn dieser nicht vor Ort sitzt. Ein Remote Desktop Zugriff sollte nur in Verbindung mit einer VPN-Verbindung realisiert werden, wobei beim Aufbau der Verbindung eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung empfehlenswert ist.
DATENSICHERHEIT
Der Schutz der Vertraulichkeit personenbezogener Daten ist natürlich auch im Homeoffice Thema.
Beim Arbeiten im Homeoffice ergibt sich jedoch das Problem, dass die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichen immer weiter verschwimmen. Das führt dazu, dass zusätzliche Absicherung und ein ganz besonderer Schutz erforderlich werden, um sensible Daten noch zuverlässiger, stärker und vor allem DSGVO-konform abzusichern.
Unsere Tipps für Datensicherheit im Homeoffice
- Mitarbeiter sollten ausschließlich vom Arbeitgeber genehmigte Hardware und Software verwenden.
- Die zur Verfügung gestellten Geräte dürfen nicht für Privates genutzt werden – eine klare Trennung ist wichtig!
- Geschäftliche E-Mails dürfen nicht an ein privates Postfach umgeleitet werden.
- Arbeitnehmer müssen immer achtsam auf betrügerische E-Mails sein. Auf keinen Fall auf fremde Links oder Anhänge klicken und ja keine Zugangsdaten an unbekannte Absender weitergeben.
- Arbeitslaptop nur mit sicherer W-Lan Verbindungen (mindestens WPA2) verwenden.
- Den Computer immer sperren, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird – auch Zuhause.
- Keine Unterlagen herumliegen lassen! Außerhalb der Arbeitszeit sollten Dokumente, vor allem wenn sensiblen Daten im Spiel sind, weggeschlossen werden.
- Keine Passwörter und Zugangsdaten offen herumliegenlassen.
- Auch die fachgerechte Entsorgung personenbezogener Daten ist wichtig – Zettel mindestens in kleine Stückchen zerreißen bevor sie in den Papiermüll kommen.
- Vertrauliche Gespräche auch Zuhause vertraulich führen – möglichst in einem geschlossenen Raum.
- Beim Austausch von Daten auf die richtige Verschlüsselung achten. Optimal ist eine VPN-Verbindung (wenn möglich mit Zwei-Faktoren-Authentifizierung) mit dem Unternehmensnetzwerk, um sicher Daten austauschen zu können.
- Bei Fernzugriffen (Remote Desktop) darauf achten, wer genau eine Verbindung hat und genau prüfen, bevor man eine Neue vergibt. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, nicht vergessen auch den Remote-Zugriff zu deaktivieren!
- Arbeitsbezogene Daten dürfen nicht auf einem privaten Gerät oder USB-Stick abgespeichert werden. Die lokale Speicherung von Daten sollte wenn möglich auch unterlassen werden. Besser ist es, alle Daten in einem zentralen IT-System/Unternehmenslaufwerk zu speichern.
- Wenn es doch einmal zu einer Datenschutzverletzung oder auch einem Verdacht in diese Richtung kommt, muss sofort die/der Datenschutzbeauftragte/r informiert werden!
Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte immer an Ihren IT-Experten, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden!
Erfahren Sie, warum Ihre EDV Betreuung nicht dem Zufall überlassen werden sollte.
Wir, von Oskar IT, sind Profis auf diesem Gebiet und würden uns freuen, Ihnen bei Fragen und Anliegen weiterhelfen zu können. Kontaktieren Sie uns! Wir stehen Ihnen gerne mit Lösungen zur Seite.
